Suunnittelu

Teknologia

Sisällöt

Mediapool logo

We are a digital content agency

Verkkosivuston ylläpito – kuinka valita oikea sopimusmalli

Meille saapuu useita tarjouspyyntöjä kuukaudessa koskien verkkopalvelun suunnittelua ja toteutusta. Hyvin usein tarjouspyynnöissä ei ole huomioitu sitä, miten verkkosivuston ylläpito tai jatkokehitys on tarkoitus hoitaa.

Tarjouspyyntöä laadittaessa on ensiarvoista määritellä kaikki ne ominaisuudet ja toiminnallisuudet, joita loppukäyttäjälle halutaan tarjota. Samalla tulisi kuitenkin miettiä hetkinen sivuston tulevaisuutta ja sitä, millä tavalla liiketoiminnan digitalisaatio tulee muuttamaan yrityksen tai yhteisön arjen rutiineita.

On hyvin tyypillistä, että digitalisaatio ajaa palvelua verkkoon ja samalla verkkopalveluista muodostuu yllättävän strateginen ja kriittinen osa yrityksen liiketoimintaa. Tämä myös tarkoittaa sitä, että digitalisoitu bisnes muodostaa halvaantuessaan selkeän riskin koko liiketoiminnalle.

Verkkopalvelun toiminnan takaamiseksi on ehdottoman tärkeä käydä sisäistä keskustelua siitä, mitä tapahtuu jos palvelu on poissa käytöstä esimerkiksi päivän tai useamman? Joskus on jopa syytä miettiä sitä, mitä tapahtuu jos verkkopalvelu on poissa käytöstä teknisen vian takia yhden tunnin. Vikatilanteissa on oltava suora yhteys tekniseen asiantuntijaan, joka voi ratkaista viat ja palauttaa sivuston toimintaan.

Useita vaihtoehtoja ylläpitoon

Verkkosivuston ylläpitoon on olemassa useita erilaisia malleja. Meillä Mediapoolissa asiakkaillamme on valittavissa verkkosivuston ylläpitoon useampi vaihtoehto, jotka joustavat tarpeen mukaisesti.

Kevyimpänä vaihtoehtona tarjoamme kuukausittaista tarkastusta, jossa katsotaan että sivusto toimii normaalisti. Lisäksi pidetään huoli siitä, että käytetyt  ohjelmistoversiot ovat ajan tasalla ja sivuston tietokannasta ja sisällöistä otetaan varmuuskopiot omaan, erilliseen ympäristöömme. Näillä toiminnallisuuksilla varmistetaan sivuston ohjelmistoversioiden ajantasaisuus ja riittävä tietoturva. Jos sivusto syystä tai toisesta hajoaa, se saadaan varmuuskopioista palautettua nopeasti.

Jos verkkosivustolla on tärkeä rooli asiakkaan liiketoiminnalle, suosittelemme kuitenkin laajempaa sopimusta, joka pitää sisällään kaikki kevyemmän version ominaisuudet, terästettynä selkeällä ja nopealla vasteajalla eli reagointiajalla mahdollisiin ohjelmistovirheisiin. Tällöin vikatilanteen tapahtuessa “pudotamme hanskat” projektitöistä ja ryhdymme ratkaisemaan vikatilannetta viipymättä. Myös vikatilanteen selvitys- ja korjauskulut sisältyvät ylläpitosopimuksen kuukausihintaan.

Joustavin vaihtoehto niille asiakkaille, jotka haluavat verkkopalvelunsa kehittyvän tasaisesti eteenpäin, on kehityssopimus, mikä pitää sisällään ylläpitosopimusten toiminnot sekä ohjelmiston pienkehitystä ylijääviltä tunneilta. Mikäli sivusto on toiminut ilman suurempia vikatilanteita, siirtyvät työtunnit suoraan ohjelmiston pienkehitykseen. Näin asiakkaalla on täysi varmuus siitä, että ohjelmisto toimii kuten pitää ja resurssit ohjelmiston pienkehitykseen on varattu etukäteen.

Luonnollisesti on täysin mahdollista toteuttaa verkkosivustohanke pelkkänä projektityönä. Tällöin sivusto asennetaan toimintaan halutulle palvelimelle, jonka jälkeen lähdekoodi ja muut tekniset selvitykset toimitetaan tilaajalle projektin tullessa päätökseen. Näissä projekteissa vikatilanteen ilmaantuessa asiakas saattaa olla täysin vailla teknistä osaamista, joka tarvitaan ongelman ratkaisemiseksi.

Ylläpitovastuun siirtäminen on usein myös mahdollista. Olemme ottaneet useita muiden toimittajien toteuttamia sivustoja ja verkkopalveluita ylläpidettäväksi ja jatkokehitettäväksi. Siirto onnistuu usein kivuttomasti ja tarvittaessa nopeallakin aikataululla. Aluksi tutustumme sivuston lähdekoodiin ja toiminnallisuuksiin ja luomme sivustolle oman kehitysympäristön. Tämän jälkeen aloitamme sivuston ylläpidon ja sitoudumme myös ajantasaiseen verkkosivuston jatkokehitykseen.

Ylläpitosopimusten hinnoittelu

Ylläpitosopimusten hinnoitteluun vaikuttaa usein moni tekijä. Useimmiten suurimmassa roolissa on tavoiteltu palvelutaso eli SLA (Service Level Agreement). Sopimuksessa määritellään, kuinka nopeasti toimittaja ottaa vikailmoituksen käsittelyyn ja kuinka nopeasti tilanne pyritään ratkaisemaan. Tilaajan on syytä miettiä sisäisesti, millainen vasteaika on riittävä verkkosivuston vikaantuessa. Kuten aiemmin onkin mainittu, tämä riippuu täysin siitä kuinka merkittävässä roolissa yrityksen liiketoiminnassa kyseinen verkkosivusto on.

Usein malli, jossa vikatilanteen selvitys ja korjaus tapahtuu kiinteän kuukausisopimuksen puitteissa, on paras sekä tilaajalle että toimittajalle.

Erilaisten ylläpitosopimusten kiinteät kuukausihinnat vaihtelevat muutamista kympeistä tuhansiin euroihin kuukaudessa. Jos verkkopalvelun kautta kulkee kymmeniä tuhansia euroja rahaa läpi kuukaudessa, on selvää että kaikki vikatilanteet ratkaistaan mahdollisimman pian, ilman erillisiä tuntiarvioiden hyväksymisiä tai muita viivästyksiä ennen työhön ryhtymistä.

Erilaisten ylläpitosopimusten vertailu

Joskus tarjouskilpailuissa vertaillaan myös ylläpitosopimuksia. Tämä onkin erittäin suositeltavaa! Käytännössä erilaisten ylläpitosopimusten vertailu on kuitenkin hyvin hankalaa, sillä niiden sisällöt vaihtelevat hyvin laajasti. Jos tarjouspyyntövaiheessa ei ole määritelty vasteaikoja ja muita kriteereitä mitenkään, tarjoajat ehdottavat usein minimitasoista sopimusta vaikka se ei olisikaan järkevä ratkaisu suhteessa sivuston laajuuteen ja liiketoiminnan kriittisyyteen.

Muistilista ylläpitosopimuksien vertailuun:

  1. Mitä tukea tarjotaan
  2. Milloin palvelu on avoinna
  3. Onko häiriöiden vakavuusasteet määritelty
  4. Minkälainen palveluvaste sopimukseen sisältyy
  5. Sisältyykö sopimukseen pääkäyttäjien tuki
  6. Mitä kanavia pitkin ilmoitukset tehdään
  7. Sisältyykö sopimukseen myös pienkehitystä
  8. Hinnoittelu
← Takaisin etusivulle

Rekry: Javascript-devaaja

Aapo Virta

Miks just me ollaan parhaita?

Aapo Virta

Rekry: Senior Developer - Vue, Laravel, AWS, DevOps

Aapo Virta