Suunnittelu

Teknologia

Sisällöt

Mediapool logo

We are a digital content agency

Etäelämän ABC – kuinka järjestät etätyön

Nyt kun valtava joukko ihmisiä joutui koronaviruksen vuoksi ottamaan pakollisen digiloikan kotioloihin, monille on tullut haasteita sopivien työkalujen ja työtapojen löytämiseen. Työkaluja kun on nykyisin niin että riittää. Meillä Mediapoolissakin oli ennen pandemiaa välitetty työhön liittyviä viestejä (ainakin) sähköpostissa, Signalissa, Trellossa, Slackissa, Whatsappissa, Skypessä, Zoomissa, Messengerissä, Instagramin privaattiviesteissä, ja tietty tekstareina. TikTok on vielä kokeilematta.

Jokainen mainituista kanavista hoitaa oman osuutensa erinomaisen hyvin, ja useimmista löytyy videochat, privaattiviestit, ryhmäviestimahdollisuudet, emojit ja liitetiedostojen lisäys. Tiettyyn rajaan asti voi myös olla ihan sama, mitä kautta viestit kulkevat, kunhan kulkevat. Se raja tulee kuitenkin hyvin nopeasti vastaan, ja viestien hajaantuminen eri palveluihin aiheuttaa väistämättä viestien hukkumista ja unohtumista.

Isoin ongelma tästä muodostuu niissä organisaatioissa, joissa työtehtäviä jakelee useampi taho, kuten vaikkapa koulut. Jos jokainen opettaja valitsee itse omat yhteydenpitotapansa, on yhdellä oppilaalla yhtäkkiä kolme kanavaa, joita pitäisi seurata ja joihin pitäisi reagoida. Seuraus: unohteluja, hämmennystä ja harmia.

Täydellistä digitaalista sveitsinlinkkaria ei ole kuitenkaan olemassa eikä siinä, että digityökaluja on monta, ole mitään väärää. Homma toimii, kunhan jokaista työkalua käytetään vain yhden asian tekemiseen, eikä päällekkäisiä toimintoja olisi kuin vähän. Erityisesti chättäily kannattaisi keskittää vain yhdelle alustalle, jotta “hei muista sitten tää” -tyyppisiä heittoja ei lentelisi kuin yhdellä kanavalla.

Monissa digifirmoissa tykätään kokeilla uusia, trendikkäitä ohjelmistoja milloin mihinkin, mutta niiden laajempaan käyttöön ottamisessa kannattaa muistaa myös ns. taviskäyttäjien tarpeet ja taidot. Työelämässä pitää myös huomioida työpaikan ulkopuolisten henkilöiden tarpeita, varsinkin videoneuvotteluissa. Turvallinen valinta on käyttää näihin hommiin tunnettuja softia, jotka eivät vaadi pakollista rekisteröitymistä ja/tai ison softapaketin asennusta.

Jokaisen firman, oppilaitoksen tai muun tahon kannattaisikin viimeistään tässä vaiheessa pitää pieni neuvonpito, jossa mietitään keskitetyt ratkaisut eri hommien tekemiseen. Työkalujen käyttöä kannattaa myös tarkkailla, koska monesti on iso houkutus hoitaa jokin asia nopeasti vaikka WhatsAppilla, ja rönsyilyn riski kasvaa.

Etätyön järjestämisen muistilista

Yhdessä mietityt ja sovitut työkalut
Tärkeintä on sopia keskitetysti niin työntekijöiden kuin sidosryhmien kanssa softapaketti, jonka piirissä toimitaan, mitä kussakin kanavassa tehdään ja miten kommunikoidaan. Pyri välttämään tilanteita, joissa saat projektin pääkansion täyteen giffejä tai emojeja, ja sitä, että tärkeimmät tiedot hajaantuvat vääriin paikkoihin. Tee lista softapaketista ranskalaisin viivoin ja perään ohjeet siitä, mitä asioita kyseisessä kanavassa tehdään. Varmista myös, että kaikkien osapuolien laitteistot tukevat softapakettia ja että heidän tietotekniset taidot riittävät niiden käyttämiseen.

Notifikaatiot päälle
Viesteistä tai chat-ominaisuuksista katoaa nopeasti hyöty jos ne eivät varmuudella tavoita vastaanottajaa. Useista ohjelmistoista löytyy ns. push-notifikaatio -ominaisuus, joka ilmoittaa sinulle uuden viestin saapumisesta.

Työskentelyajat
Yksi etätyön peruskivistä on vapaus valita työaika itselleen sopivaksi. Erityisesti nyt koronan kanssa ei ole ideaalia pakottaa työskentelemään “kasista neljään”, vaan ohjata työt niin, että ne voidaan toteuttaa juuri silloin kun se itsestä parhaalta tuntuu. Tätäkin artikkelia on kirjoitettu klo. 5.40 aamulla.

Ole ytimekäs
Varsinkin pikaviestimien feed-tyyppinen käyttöliittymä ei mahdollista navigointia viestien välillä. Jos et ole kerinnyt hetkeen seurata feediä, voi jotain tärkeää mennä ohi. Tästä syystä esim. WhatsApp ei oikein toimi projektinjohdossa. Jos käytät pikaviestimiä, vastaa mieluiten yhdellä selkeällä lauseella. Jos et saa siihen ajatustasi mahtumaan, siirry one-on-one -keskusteluun tai järjestä telco.

Videopuhelut
Videopuhelu se vasta jännää onkin! Kuka tuli, kuuluuko, no kuuluu kyllä! Näetkö siinä alakulmassa tollasen ikonin jossa on kolme palloa? Klikkaa siitä oikealta alakulmasta video päälle! Meille kaikille tämä on jokseenkin uutta ja jännittävää. Jokainen kokous tarvitsee puheenjohtajan ja eivätkä videopuhelut tee poikkeusta. Pidä puheenvuorot lyhyenä ja vältä päälle puhumista. Ole tarkka aloitusajasta, äläkä anna muiden odottaa.

Weeklyt ja dailyt
Ketterään projektimalliin kuuluvat olennaisena osana weeklyt eli viikkopalaverit sekä dailyt eli päivittäiset tiimin keskustelut. Näitä kannattaa soveltaa tarvittaessa, joskin weekly kyllä kannattaa pitää missä tahansa organisaatiossa. Pidä nämä tapaamiset asiakeskeisenä ja lyhyenä.

Perinteet kunniaan
Muista että puhelin on oikeasti mainio yhteydenpitoväline, ja vieläpä bugiton vaihtoehto! On hyvä välillä soitella ja jutella myös muustakin kun pelkästään työsuoritteesta. “Miten menee?” voi tuntua yllättävän hyvältä erityisesti tässä nykyisessä erikoistilanteessa.

Tässä meidän stäkkimme työkaluista


Teams
Teams on varsin selkeä käyttää ja omaksua. Se mahdollistaa projektitiimien hallinnan ja niiden sisäisen hierarkkisen kommunikaation. Yksi harvoista ohjelmistoista, joka mahdollistaa liki kaiken etätyön järjestämisessä. Pieniä bugeja ja ylikuormitusta havaittavissa ajoittain. Voi toimia myös etäopetuksen järjestämisessä Tiimi ja Kanava -toiminnallisuuksien sekä tiedostojen hallinnan kanssa. Järjestääksesi ajastetun tapaamisen tarvitset O365-lisenssin tai MS Outlook -kalenterisoftan.

G-Suite
Käytämme sähköposteihin Googlen G Suitea. Erittäin helppo hallinta ja konfigurointi. Maailman edistyksellisin roskapostifiltteri. Samalla lisenssillä avautuu myös muut Googlen softat, joita emme juurikaan käytä kuin satunnaisesti.

Zoom
Zoomin videopuheluominaisuus on varmasti markkinoiden parhaimmistoa. Erittäin käyttövarma eikä vaadi raskaita asennuksia Käytämme Zoomia Teamsin rinnalla backupina ja meille tuttuna työkaluna. Jos tarvitset vain hyvän videopuhelusoftan, se on tämä. Hupivinkki – oman taustakuvan avulla voi piristää neuvotteluja!

Slack
Slack on pikaviestityökalu, joka on suosittu erityisesti koodareiden keskuudessa. Myös meidän koodiosastomme käyttää Slackia, mutta mahdollisesti keskustelu kääntyy kokonaan jatkossa Teamsiin.

Signal
PIdämme tätä pikaviestityökalua ns. industry standardina. Aikoinaan ainoa “Ed Snowden -approved” eli erittäin tietoturvallinen ja salattu yhteys. On erittäin epätodennäköistä, että viestit päätyisivät ulkopuolisille tahoille. Valitettavan kuormittunut nykyään. Kuitenkin hyvä valinta salaisen tiedon välitykseen.

Trello
Ylivoimainen ja tunnetuin projektinhallintaan soveltuva softa. Trello koostuu Boardeista, Listoista ja Tiketeistä. Perusperiaate on pistää jokainen hoidettava asia omaksi tiketikseen ja käsitellä kaikki kyseiseen asiaan liittyvät kysymykset tiketin sisällä. Kun tiketti valmis, siirretään se Done-listalle. Myös Varustelekan toimarin Valtteri Lindholmin suosikkisofta, joten pakko olla hyvä.

OwnCloud
Avoimen lähdekoodin tiedostonjakoalusta on ollut meillä käytössä jo vuosia. Vaatii omatoimisen asennuksen sekä palvelintilan. Täysin omissa käsissämme, jolloin asiakkaidemme tiedot ovat varmassa tallessa. Yhtälailla voit käyttää esim. G Suiten tai Microsoftin vastaavia pilvipalveluita.

Tässä pitkittyneessä etätyötilanteessa emme käytä työasioihin Facebookia, Messengeriä tai WhatsAppia vaan olemme pyhittäneet ne vapaa-ajan käyttöön ja huumorigiffien suoltamiseen. Olemme vähentäneet myös sisäisiä sähköposteja. Asiakkaiden suuntaan mailit ovat toki edelleen se tärkein kanava.

Jos jaksoit lukea artikkelin tänne saakka olet ansaitset kupillisen kahvia ja hetken hyggeilyä! Tsemppiä etätyön haasteisiin!

← Takaisin etusivulle

Rekry: Javascript-devaaja

Aapo Virta

Miks just me ollaan parhaita?

Aapo Virta

Rekry: Senior Developer - Vue, Laravel, AWS, DevOps

Aapo Virta